¿Eres una persona puntual? ¿Cumples tus compromisos en el tiempo que te propones?
¿Logras completar lo que quieres hacer antes de tus plazos? ¿Estás conforme con el tiempo que dedicas a tu familia, amigos y a tu bienestar personal, o te sientes agobiado por las responsabilidades del trabajo? ¿Estás conforme de la forma que puedes organizar tus días? ¿Te consideras ser buen administrador de tu tiempo?
Si respondiste por lo menos a una de estas preguntas “no”, quiere decir que posiblemente no estés muy conforme con la manera en que administras tus días.
Gestión del tiempo y estrés
Los psicólogos sostienen que, en realidad, la causa del estrés no reside tanto en la cantidad de cosas que una persona tiene que hacer, sino en el hecho de no poder completar todas las tareas establecidas. El tiempo es el recurso más democrático que existe. El tiempo es el único recurso que nos hace a todos iguales.
Hay gente que nace con riqueza y otras que no, personas que residen en vecindarios mejores, personas que nacen fuertes y otras débiles, ¡pero todos vivimos las 24 horas del día! Cuando hablamos de gestión del tiempo no tenemos pretecto. Todos somos iguales. Nuestra habilidad para dominar hace la diferencia si tenemos éxito o no en nuestras vidas.
7 consejos para una mejor gestión del tiempo
Aquí hay 7 consejos sobre cómo aprender a administrar mejor tu tiempo para evitar que te dominen eventos imprevistos y continuar enfocándote en lograr tus objetivos más importantes. Si quieres ser un verdadero administrador efectivo de tu tiempo comienza con estos breves consejos.
1- Escribe un plan cada día de las cosas que tienes que hacer
Planifica tu día antes de empezar. Escribe tu plan la noche antes de irte a dormir. Preperar un plan ofrece la oportunidad de tener una buena visión general de cómo se desarrollará el próximo día y de organizarlo mejor. Tu tarea del día será solo adherirte de la mejor manera posible a lo que se había planeado previamente.
2- Establece un límite de tiempo máximo
Establece un límite de tiempo máximo para cada actividad que necesitas hacer. Un ejemplo: completar la tarea X a las 10:00 am en punto, la tarea Y a partir de las 4:00 pm y la entrada Z a las 6:30 pm. Esto evitará que las diversas actividades se arrastren más allá de la medida y gastes el precioso tiempo reservado para otras actividades.
3- Usa un calendario para planificar y distribuir actividades durante las semanas
Muchas personas cometen el error de organizar su tiempo utilizando el día como una unidad de medida. Pero en realidad el tiempo que vivimos se divide en semanas y meses. Los días de la semana entre ellos no son indiferentes. No se dice que las tareas que se pueden llevar a cabo el lunes se realicen indistintamente los martes o los miércoles.
Tener un calendario es el paso fundamental para gestionar las actividades diarias. Un calendario, gracias a la división del tiempo en semanas y meses, nos da la posibilidad de planificar a medio plazo y distribuir las actividades por igual.
Si usa Outlook, el calendario es una parte integral del software de correo electrónico. Quien usa mac encontrará fácilmente en el panel de control el calendario incluido en macOS, la opción de Apple es lo mejor opción para agregar y revisar rápidamente las entradas del calendario. Quienes prefieren las aplicaciones en línea encontrarán el calendario de Google muy útil (es genial, lo uso).
Sea cual sea tu elección, es incluso mejor si puedes sincronizarlo con tu teléfono móvil y todos los demás dispositivos que utilizas (Tableta, notebook, etc.). De esta manera, puedes acceder a tu plan de trabajo, donde sea que estés.
4- Objetivo de llegar siempre a las citas primero
Si, cuando tienes una cita o una reunión, pretendes llegar simplemente a tiempo, puedes llegar tarde o puntualmente. Por experiencia te digo que la mayoría del tiempo llegarás tarde. Esto por un mecanismo psicológico muy simple.
Tu mente se enfocará en estimar el tiempo mínimo necesario y omitirá la evaluación de cualquier evento imprevisto (que se denomina eventos inesperados porque no se pueden estimar con prioridad). Pero, si adoptas la firme decisión de ser siempre el primero en todas tus citas, es muy probable que siempre llegues a tiempo.
5- Concéntrate en una tarea específica
Los seres humanos, a diferencia de las computadoras, no somos multitarea (la multitarea es un término usado en ciencias de la computación e indica la capacidad de un sistema operativo para procesar simultáneamente múltiples programas y administrarlos de forma independiente).
Si intentas hacer varias cosas al mismo tiempo (hablar por teléfono, contestar emails, navegar por la Web y sacar cuentas de tus gastos, etc.), de seguro no harás nada.
En lugar de hacer eso, concentrarte en una sola tarea fundamental a la vez. Cuando trabajes en la computadora, cierra todas las aplicaciones que no estés utilizando en ese momento preciso, que no hacen más que llamar tu atención.
Enfócate exclusivamente en lo que estás haciendo en ese momento preciso. Serás más eficiente y tendrás mucho más tiempo para dedicarte más adelante a otras actividades.
6- Bloquea todos las distracciones
¿Qué te distrae en tu trabajo? mensajes instantáneos? ¿El beep de messenger o el del chat de Facebook? ¿El teléfono suena? ¿El sonido del correo electrónico? Personalmente casi nunca uso chats.
Las pocas veces que me conecto es cuando quiero contactar a alguien en particular y no estoy haciendo ninguna tarea. Cuando hago un trabajo importante, generalmente también bajo el tono de ring del teléfono, por ejemplo ahora que estoy escribiendo este artículo.
De esta manera, las llamadas recibidas se graban y me reservo el derecho de contactar a las personas que me llamaron más tarde. Esto me ayuda a concentrarme mejor y ser más productiva.
7- Establece prioridades
Como no es posible hacerlo todo, aprende a privilegiar cosas realmente importantes y deja que todo lo demás de lado. Aplica el principio 80/20, que es un principio fundamental en la definición de prioridades. Identifica las actividades más importantes y produce los mejores resultados y concéntrate en ellas.
También te recomiendo leer el libro “Ultra productividad: Trabajar menos, producir más, vivir mejor“. Este material, si lo usas correctamente, puede aumentar considerablemente tus habilidades de eficiencia personal y esto tendrá un impacto directo en tu futuro psicológico, emocional, económico y financiero.
Los principios establecidos en este post, realmente pueden cambiar tu vida para mejorar y deben aplicarse todos los días, tanto en tu actividad profesional como en tu vida privada.